Assistante de Direction - PMO

MISSIONS PRINCIPALES

1. Gestion administrative

• Gérer l’agenda du Directeur d’agence : planification des réunions, rendez-vous et déplacements.
• Assurer le suivi des correspondances (emails, courriers, appels entrants).
• Préparer les documents nécessaires aux réunions et aux présentations.
• Gérer la documentation administrative liée aux projets.
• Assister la responsable administrative dans certaines tâches liées aux impôts, la CNSS, la facturation, le recouvrement, etc.

2. Soutien à la gestion de projets (PMO)

• Centraliser les informations relatives aux projets de l’agence (publicité, digital, événementiel).
• Suivre les plannings des projets en cours, en veillant au respect des échéances et des budgets.
• Mettre à jour les tableaux de bord et les indicateurs de performance (KPI).
• Assurer la coordination entre les différentes parties prenantes (équipes créatives, commerciales, clients).
• Préparer des comptes rendus de réunions projet et suivre les décisions prises.
• Identifier les risques liés aux projets et proposer des actions correctives.

3. Support en organisation et planification stratégique

• Participer à l’élaboration et au suivi des plans d’action stratégiques de l’agence.
• Consolider les rapports d’avancement des projets pour présentation à la direction.
• Appuyer la direction dans la mise en œuvre des processus d’amélioration continue liés à la gestion des projets.

4. Communication interne et externe

• Contribuer à l’organisation des événements internes et externes en collaboration avec les équipes.
• Assurer la bonne diffusion des informations liées aux projets auprès des équipes concernées.
• Maintenir et organiser la base de données des projets, partenaires et fournisseurs.

COMPÉTENCES REQUISES

1. Compétences techniques

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Compétences avancées en gestion de projets et outils associés (Trello, Asana, MS Project, etc.).
• Connaissance des méthodologies de gestion de projets (Agile, Waterfall, etc.).
• Analyse des données et capacité à créer des rapports synthétiques.

2. Compétences personnelles

• Forte capacité d’organisation et gestion des priorités.
• Excellentes compétences en communication et relationnel.
• Rigueur, sens du détail et esprit analytique.
• Proactivité et capacité à travailler sous pression dans un environnement dynamique.

PROFIL RECHERCHÉ

• Diplôme : Bac+3 minimum en gestion de projets, assistanat de direction, ou communication.
• Expérience : Une expérience dans un poste combinant gestion de projets et assistanat de direction, idéalement en agence de communication.
• Langues : Maîtrise du français et anglais opérationnel.