Assistant (e) de direction

Assistant de direction (H/F)

Entreprise : CI INDUCTRIEL SARLU
Lieu : Pointe noire, République du Congo
Durée : 6 mois
Début : Janvier 2025

Description du poste :

L’Assistant(e) de Direction est en charge d’assister la direction dans la gestion quotidienne des tâches administratives et organisationnelles. Il/Elle assurera le bon fonctionnement des activités en facilitant la communication interne et externe, en gérant les plannings et en veillant à la bonne gestion des dossiers administratifs de l'entreprise.

Missions principales :

• Assurer le suivi administratif quotidien : gestion des courriers, courriels, et documents divers.
• Préparer et rédiger des rapports, des comptes rendus de réunions, des présentations et des documents nécessaires à la direction.
• Organiser et classer les documents administratifs (numériques et physiques) en conformité avec les procédures internes.
• Gérer la correspondance externe et interne, répondre aux demandes de renseignements et rediriger les demandes spécifiques vers les départements concernés.
• Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements de la direction.
• Préparer les dossiers et documents nécessaires aux réunions.
• Organiser les voyages d’affaires pour les membres de la direction (réservation des vols, hôtels, transport, etc.).
• Assurer la liaison entre la direction et les différents départements de l'entreprise.
• Aider à la coordination des projets en collaboration avec les différents services techniques et administratifs.
• Assurer un support dans la préparation des budgets et des rapports financiers.
• Accueillir et orienter les visiteurs de l'entreprise.
• Organiser l’accueil des clients, fournisseurs ou partenaires lors de leurs visites.
• Assurer la gestion des commandes de fournitures de bureau et de matériel nécessaire au bon fonctionnement des services.
• Gérer les contrats avec les fournisseurs et s’assurer de la bonne réception des commandes.
• Assurer la gestion des communications entre les différentes entités internes et l’extérieur (clients, fournisseurs, partenaires).
• Rédiger des lettres, courriels, et autres documents de communication en coordination avec la direction.
• Participer à la gestion administrative du personnel (congés, absences, etc.).
• Aider à la préparation des éléments pour la paie (documents nécessaires à la gestion des salaires).
• Prendre en charge des tâches spécifiques ou urgentes assignées par la direction, telles que la gestion d’événements ou de projets ponctuels.
• Assurer une veille sur les nouvelles procédures administratives ou les opportunités pour améliorer les processus internes.

Profil recherché :

• Bac+2/3 en gestion, administration, secrétariat de direction ou domaine similaire.
• Une expérience de 2 à 5 ans dans un poste similaire, idéalement dans une entreprise technique ou industrielle, serait un plus.

Les plus :

• Excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit (la connaissance de l'anglais est un plus).
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Compétences organisationnelles et gestion du temps : capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
• Discrétion et confidentialité dans la gestion des informations sensibles.
• Compétences en rédaction et communication claire et professionnelle.
• Autonomie, rigueur et sens de l’initiative.
• Sens du service, convivialité et excellente présentation.
• Capacité à travailler en équipe et à s’adapter à différents interlocuteurs.
• Forte capacité à gérer le stress et à travailler sous pression.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Accompagnement et formation par des fiscalistes expérimentés.
• Environnement de travail stimulant avec une ambiance conviviale.
• Possibilité de rejoindre l’équipe en CDI à la fin du stage.
• Bureaux situés en plein centre de Lyon, faciles d'accès.

Comment postuler ?

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