ASSISTANTE ADMINISTRATIVE – PNR (H/F)

Lieu d’affectation : BFI Congo – Pointe-Noire (PNR) 
Département : Public Affairs / Administration
Supérieur hiérarchique : Country Manager – Public Affairs
Type de contrat : CDI
Expérience requise : 3 à 5 ans minimum
Date de prise de fonction : À définir

1. À PROPOS DU POSTE

L’Assistante Administrative assure le support administratif et organisationnel des activités de BFI Congo à Pointe-Noire. Elle apporte un soutien au Country Manager – Public Affairs dans la gestion des relations avec les administrations, le suivi des dossiers administratifs, l’organisation des réunions et visites officielles, la préparation et l’archivage des documents ainsi que le suivi des correspondances.Elle veille à la bonne circulation de l’information, à la tenue des dossiers administratifs et à la traçabilité des démarches effectuées auprès des administrations et autres parties prenantes externes.Elle constitue un point d’appui administratif local pour faciliter les activités de BFI Congo à Pointe-Noire.

2. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1. Gestion administrative quotidienne
2. Support aux relations institutionnelles
3. Suivi des dossiers administratifs et autorisations
4. Organisation des réunions et déplacements
5. Gestion des correspondances
6. Gestion documentaire et archivage
7. Support aux opérations de Pointe-Noire
8. Accueil et relations avec les visiteurs
9. Reporting administratif

3. PROFIL RECHERCHÉ

Formation :

• Bac+2 à Bac+3 en administration, gestion, secrétariat, assistanat de direction, gestion administrative ou domaine similaire.
• Une formation complémentaire en administration ou relations institutionnelles constitue un atout.

Expérience :

• 3 à 5 ans d’expérience dans un poste d’assistante administrative, assistante de direction, secrétaire administrative ou fonction similaire.
• Une expérience dans une entreprise internationale, industrielle, agro-industrielle ou dans un environnement institutionnel constitue un atout.
• Une bonne connaissance de l’environnement administratif de Pointe-Noire est souhaitée.

Compétences techniques

• Très bonne maîtrise du français écrit et oral.
• Bonne maîtrise de Microsoft Office : Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
• Bonne capacité de rédaction de courriers et documents administratifs.
• Maîtrise du classement et de l'archivage documentaire.
• Capacité à tenir des tableaux de suivi et à respecter les échéances.
• Bonne organisation des agendas et réunions.
• La maîtrise de l’anglais constitue un atout.

4. QUALITÉS PERSONNELLES

• Organisation et rigueur.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Excellente présentation professionnelle.
• Bon relationnel et sens de l’accueil.
• Diplomatie et courtoisie dans les échanges avec les administrations.
• Réactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Autonomie dans la gestion des tâches administratives.
• Esprit d’équipe.
• Sens du service.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel.