Lieu : Brazzaville
Type de contrat : CDD 
Rémunération : [Fourchette en FCFA, si applicable]

Description du poste :

L’Archiviste assure la collecte, le classement, la conservation, la sécurisation, la numérisation et la mise à disposition des documents et archives de l’entreprise.

Missions principales :

A. Collecte et réception des documents

• Collecter les documents auprès des différents services de l’entreprise ;
• Réceptionner les dossiers destinés à l’archivage ;
• Vérifier la conformité et la complétude des dossiers reçus ;
• Identifier les documents selon leur nature et leur durée de conservation ;
• Enregistrer les documents dans les outils de suivi appropriés.

B. Classement et archivage

• Classer les documents conformément au plan de classement de l’entreprise ;
• Organiser les dossiers par service, nature, période ou référence ;
• Établir et mettre à jour les inventaires des archives ;
• Identifier et étiqueter les dossiers et boîtes d’archives ;
• Assurer la traçabilité des documents archivés ;
• Maintenir les espaces d’archivage propres, ordonnés et accessibles.

C. Gestion des archives numériques

• Procéder à la numérisation des documents physiques ;
• Classer et indexer les documents numérisés ;
• Assurer le rangement des fichiers dans les répertoires appropriés ;
• Participer à la gestion électronique des documents (GED) ;
• Veiller à la sauvegarde et à la sécurité des documents numériques ;
• Éviter les doublons et les pertes de documents.

D. Conservation et sécurité des archives

• Assurer la bonne conservation des documents physiques ;
• Protéger les archives contre la détérioration, la perte ou la destruction ;
• Contrôler régulièrement l’état des documents et des espaces de stockage ;
• Restreindre l’accès aux archives aux personnes autorisées ;
• Respecter strictement la confidentialité des informations contenues dans les dossiers.

E. Recherche et mise à disposition des documents

• Rechercher les documents demandés par les différents services ;
• Mettre les dossiers à disposition des collaborateurs habilités ;
• Enregistrer les sorties et retours des documents ;
• Assurer le suivi des documents temporairement communiqués ;
• Garantir la traçabilité de toute consultation ou sortie d’archives.

F. Gestion de la destruction des archives

• Identifier les documents dont la durée de conservation est arrivée à échéance ;
• Préparer les dossiers destinés à la destruction ;
• Soumettre les documents à détruire à la validation de la hiérarchie ;
• Participer à la destruction sécurisée des documents autorisés ;
• Établir les documents de traçabilité relatifs aux opérations de destruction.

4. TÂCHES ADMINISTRATIVES

• Élaborer les tableaux de suivi des archives ;
• Mettre régulièrement à jour la base de données documentaire ;
• Produire des rapports sur l’état et l’organisation des archives ;
• Participer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures d’archivage ;
• Sensibiliser les collaborateurs aux règles de classement et d’archivage ;
• Participer aux opérations d’inventaire et d’audit documentaire.

Profil recherché :

• Formation / diplôme requis
• Bac à Bac+3 en archivistique, documentation, gestion documentaire, administration, secrétariat ou domaine similaire.
• Expérience souhaitée
• Une expérience professionnelle dans l’archivage, la gestion documentaire ou l’administration constitue un atout.
• Compétences techniques et comportementales
• Bonne maîtrise des techniques d’archivage et de classement ;
• Connaissance des principes de gestion documentaire ;
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel ;
• Connaissance des systèmes de Gestion Électronique des Documents (GED) ;
• Maîtrise des techniques de numérisation et d’indexation ;
• Capacité à gérer des bases de données documentaires ;

QUALITÉS ET APTITUDES

• Rigueur ;
• Organisation et méthode ;
• Minutie et précision ;
• Sens du classement ;
• Discrétion ;
• Respect de la confidentialité ;
• Patience ;
• Esprit d’analyse ;
• Autonomie ;
• Sens des responsabilités ;
• Ponctualité ;
• Esprit d’équipe ;
• Capacité à respect
• Bonne capacité rédactionnelle ;
• Connaissance des règles de confidentialité et de conservation des documents.

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