Lieu : Brazzaville
Type de contrat : Un (01) an renouvelable en fonction de la performance
Rémunération : 810.000 - 815.000 FCFA

Mission du département : 

Veiller à la performance du bureau national.

Mission principale : 

Fournir au Directeur National et à son équipe des services administratifs de qualité tout en assurant le lien entre le personnel, les parties prenantes et les partenaires. 

Responsabilités et tâches principales : 

Administration

• Préparer et contrôler les budgets de fonctionnement du bureau National ;
• Prendre des notes, préparer les procès-verbaux et mettre à jour le tableau de suivi des décisions des réunions présidées par le Directeur National en veillant à ce que les membres de l'équipe concernés produisent des mises à jour régulières ;
• Assurer le traitement en amont des demandes de visas notamment ceux à l’arrivée pour les équipes en mission (demande, soutien, réservation...) ;
• Assister le Directeur National dans sa gestion et ses fonctions en œuvrant avec leréseau WWF du bureau régional du Bassin du Congo, le Secrétariat du Siege du WWF, le réseau du WWF au sens large ainsi que les autres organisations et les partenaires ;
• Coordonner et surveiller les processus et activités de travail multiples et diversifiés afin d'assurer la bonne exécution des décisions et directives du bureau et la réalisation des résultats dans les délais impartis ;
• Organiser et hiérarchiser l'agenda du Directeur National pour les appels, les réunions, les rendez-vous et rationaliser les demandes et la charge de travail si nécessaire ;
• Examiner et traiter les courriel et correspondance pour le bureau national et les acheminer, le cas échéant, vers les départements désignés ;
• Participer régulièrement à la transmission, au traitement et à la manipulation d'informations de nature très sensible, diverse et confidentielle ;
• Mettre à jour les demandes de renseignements, les rapports et les documents, le cas échéant, et maintenir les systèmes de classement et d’archivage ;
• Assurer le suivi et veiller à ce que les documents/contrats (contrats de consultance, subventions, protocoles d'accord, contrats de donateurs) disposent des autorisations nécessaires et respectent les normes opérationnelles avant l'approbation du Directeur National ;
• Planifier les voyages du Directeur National et des membres de l'équipe de direction du WWF R.C (SLT) et s'assurer que les éléments logistiques (vols, visas, avance de voyage, demande de voyage, tableau d'itinéraire + contacts, lettre d'invitation, confirmation d'hôtel, documents de voyage connexes) sont à jour ;
• Planifier et suivre les différentes réunions des équipes : de Direction (SLT), de Management national (SMT) et de tout le personnel.

Coordination

• Coordonner les contributions et participer à l'élaboration de présentations pour la direction avant les réunions de haut niveau avec les partenaires (gouvernement, donateurs et missions) et les séances d'information opérationnelles ;
• Coordonner la logistique pour toutes les réunions pertinentes au Congo ;
• Organiser des événements externes si nécessaire, y compris les ordres du jour, la production de rapports et le suivi.
• Suivre des recommandations ;
• Faire le suivi des relations avec les médias ;
• Assurer la liaison avec divers contacts de haut niveau dans les bureaux gouvernementaux, les autres organisations internationales, les ONG et le secteur public ;
• Répondre de manière indépendante à des demandes de renseignements diverses et variées ;
• Faciliter le partage d'informations et l'apprentissage au sein de l'équipe de gestion et de l'ensemble du WWF R.C en fournissant des mises à jour régulières sur les outils de communication interne du WWF R.C (calendrier des réunions et des événements ; mises à jour des voyages et des congés ; base de données des contacts, annuaires) ;
• Effectuer d'autres tâches à la demande du Directeur National

Profil recherché :

Qualifications requises :

• Diplôme universitaire en administration des affaires ou équivalent dans un domaine connexe ;
• Un minimum de cinq ans d'expérience en tant qu'assistant d'un cadre supérieur, de préférence dans une organisation/entreprise internationale.

Aptitudes et compétences requises : 

• Excellentes capacités d'organisation et souci du détail ;
• Bilingue (anglais et français) ;
• Attitude proactive et capacité à prendre des initiatives et à travailler de manière indépendante ;
• Excellent esprit d'équipe et bonnes aptitudes au travail en réseau et aux relations interpersonnelles ;
• Solides compétences en communication orale et écrite ;
• Excellente connaissance de l'informatique, notamment d'Internet, de Power Point et des feuilles de calcul. Familiarité avec la mise en page et l'organisation de la documentation ;
• Haut niveau de confidentialité ;
• Un intérêt pour la conservation et la gestion des ressources naturelles est un atout

Valeurs et comportements : 

• S’identifier et s'aligner aux valeurs fondamentales de l'organisation WWF : Courage, Intégrité, Respect et Collaboration ;
• Démontrer ces comportements : s'efforcer d'avoir un impact, écouter profondément, collaborer ouvertement et innover sans crainte ;
• Agir avec la plus grande intégrité, responsabilité et transparence.

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