Qualification du poste : Acheteur – Back office (H/F)

Entreprise : Industrie Forestière de Ouesso (IFO)
Lieu : IFO, Communauté Urbaine de Ngombé, Département de la Sangha.
Durée : 6 mois
Début : Mai 2026
Gratification : Selon grille interne et expérience.

Responsable Hiérarchique : Chef de service Achats.

Le Back-office du service achats est placé sous l’autorité du Chef de Service Achats. 

Il est chargé de suivre la bonne exécution des commandes jusqu’à la livraison sur le site de IFO.

Il travaille en étroite collaboration avec le Front-office.

Objectifs principaux :

Le back office se positionne dans la continuité du front office. 

1. Il gère le volet logistique et administratif du suivi des commandes, depuis leur livraison chez le transitaire jusqu’à la livraison sur le site de IFO et le paiement des fournisseurs.
2. Il interagit avec :

• Le front-office achats,
• Le service transit,
• La comptabilité,
• La trésorerie.

Responsabilités :

Les candidats (H/F) auront pour missions :

1. En Interne.

Réception du bon de commande et de la liasse complète (DA, devis fournisseur, BC) après finalisation du traitement par le Front-office et livraison de la commande au transitaire aérien ou maritime.

• Enregistrement dans le tableau général de suivi des commandes en approvisionnement, et mise à jour de ce tableau tout au long de la livraison de la commande.
• Déclenchement de la procédure DI (Demande d’Importation) auprès du Service transit.
• Constitution et transmission des dossiers nécessaires à l’obtention de l’OT (ordre de transport)
• Après livraison, récupération des bons de réception auprès du magasin centrale et diffusion aux services concernés par les commandes reçues.
• Enregistrement et transformations successives du dossier dans SAGE X3 (bon de commande -> réception dépôt transit -> facture -> réception dépôt physique).
• Vérification factures fournisseurs et constitution des liasses nécessaires au traitement par la comptabilité et à la mise en paiement par la trésorerie.
• Déclenchement et suivi des paiements des factures fournisseurs.

        2. En externe.

• Accompagnement des fournisseurs dans les démarches administratives spécifiques à la République du Congo : certificats d’origine, certificats de conformité (COTECNA), …
• Récupération de ces certificats, des factures fournisseurs et des DI, et transmission aux transitaires.
• Suivi des stocks à quai chez les transitaires et déclenchement des empotages des containers maritimes et des embarquements aériens.
• Enregistrement des dates et détails de chaque expédition dans le tableau le tableau général de suivi des commandes en approvisionnement.
• Suivi des livraisons jusqu’au site de IFO.

Cette description est non exhaustive et pourra être actualisée en fonction des besoins de service.

Relations clés.

• Interne : Responsable hiérarchique, responsable magasin, responsable transit, tous les chefs de service et le Directeur Général.
• Externe : Fournisseurs, transporteurs, transitaires.

Impacts Internes/Externes.

• Interne : Bon déroulé de chaque livraison, transmission des informations sur le suivi des commandes et sur les réceptions
• Externe : Bon déroulé de chaque livraison, paiement des factures fournisseurs dans les temps.

Compétences techniques & savoir-faire.

• Technique :
• Organisation et suivi d’une chaîne logistique à l’international.
• Connaissance des incoterms et des modes de transport à l’international.
• Connaissance des formalités douanières et des liasses documentaires à l’export et à l’import.
• Connaissance informatique (Pack Office, Sage, logiciel de messagerie).

Savoir-faire :

• Savoir planifier son travail, à la journée et à la semaine.
• Rigueur, organisation et soin dans la tenue d’un dossier import.
• Maîtrise de l’informatique : suite office, messageries, SAGE.
• Gestion des situations d’urgence, résistance au stress.
• Grosse capacité de travail.
• Avoir le sens du service.
• Aimer et savoir travailler en équipe.
• Aimer et savoir bien communiquer, vers tous les services de l’entreprise.

Etudes & Diplômes :

• BAC + 2 minimum dans un secteur technique

Expérience professionnelle :

• Minimum 5 ans dans le domaine de la logistique internationale, en milieu industriel.

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