Coordonnateur Groupes & Evenements

Coordinateur Groupes & Evénements (H/F)

Établissement : Hôtel Kempinski Brazzaville

Lieu : Congo, Brazzaville

Contrat : CDD / CDI

Rattachement hiérarchique : Responsable Groupes & Banquets / Directeur Commercial

MISSION GÉNÉRALE

Le/La coordinateur(trice) Groupes et Événements assure la planification et le suivi opérationnel des réservations de groupes (hébergement) et des événements (conférences, mariages, cocktails). Il/elle fait le lien entre les exigences des clients et les différents départements de l'hôtel (Cuisine, Banquet, Réception) pour garantir un service fluide et personnalisé.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

• Réceptionner les demandes de groupes et d'événements, établir les devis et les contrats selon la stratégie tarifaire de l'hôtel.
• Gérer les blocs de chambres pour les groupes et assurer le suivi des listes de noms.
• Organisateur des visites de repérage de l'hôtel pour les organisateurs d'événements.
• Rédiger les "Fiches de Fonction" détaillant chaque aspect de l'événement (menus, horaires, mise en place, besoins techniques).
• Organisateur et participation aux réunions de coordination hebdomadaires avec les départements opérationnels (Banquets, Chef de Cuisine, Technique).
• Accueillir l'organisateur le jour de l'événement et s'assurer que ses attentes initiales sont respectées.
• Gérer les demandes de dernière minute avec réactivité.
• Assurer le suivi des paiements (acomptes, facturation finale) et la gestion des litiges éventuels.
• Mettre à jour la base de données client (CRM) et participer au reporting d'activité.

PROFIL RECHERCHÉ

• Diplôme en Hôtellerie, Gestion Événementielle ou Commerce (Bac+3 minimum).
• 2 ans d'expérience minimum à un poste similaire ou en réception/réservation dans l'hôtellerie 4* ou 5*.
• Maîtrise des logiciels de gestion hôtelière
• Excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles.
• Sens aigu du détail et de la précision.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers de front sous pression.
• Excellente présentation et convivialité relationnelle.
• Maîtrise parfaite du français et de l'anglais(oral et écrit).

AVANTAGES

• Rémunération compétitive avec système de bonus sur objectifs.
• Repas inclus,prime de transport et couverture santé complète.
• Accès aux formations Kempinski(spécialisation commerciale et luxe).
• Possibilité d'évolution vers un poste de Sales Manager ou Event Manager.

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