Archiviste

Titre du poste : Archiviste

                •             Service : Administration / Documentation

                •             Supérieur hiérarchique : Responsable Administratif ou Directeur Général

                •             Lieu d'affectation : Brazzaville

2. Mission principale du poste

Assurer la gestion, la conservation, l’organisation, la sécurisation et la mise à disposition des archives physiques et numériques de l’entreprise, afin de garantir la traçabilité, la conformité et l’accessibilité des documents.

3. Responsabilités et tâches

A. Gestion et organisation des archives

                •             Réceptionner, classer et indexer les documents selon les normes archivistiques.

                •             Créer et tenir à jour le plan de classement.

                •             Assurer l’archivage physique et électronique.

                •             Identifier les documents à conserver, à transférer ou à détruire selon les délais légaux.

B. Conservation et sécurité des documents

                •             Veiller aux conditions de conservation (température, humidité, sécurité).

                •             Contrôler l’intégrité et la qualité des documents archivés.

                •             Mettre en place des mesures de protection contre la perte, le vol ou la détérioration.

C. Accès et mise à disposition

                •             Gérer les demandes de consultation internes et externes.

                •             Assurer la traçabilité des prêts et retours de documents.

                •             Rechercher rapidement des documents selon les besoins des services.

D. Numérisation et gestion électronique des données

                •             Numériser les dossiers et les classer dans le système électronique.

                •             Participer à la mise en place d’un système GED (Gestion Électronique des Documents).

                •             Assurer la sauvegarde régulière des données.

E. Mise à jour et amélioration continue

                •             Mettre à jour les procédures d’archivage.

                •             Participer aux audits internes liés à la documentation.

                •             Proposer des améliorations pour optimiser le traitement documentaire.

4. Compétences requises

Compétences techniques

                •             Connaissances en archivistique et gestion documentaire.

                •             Maîtrise des outils informatiques et logiciels d’archivage/GED.

                •             Connaissance des règles de confidentialité et des délais légaux de conservation.

Compétences personnelles

                •             Organisation, rigueur et discrétion.

                •             Capacité d’analyse et de classement.

                •             Sens du détail et de la méthodologie.

                •             Bonne communication et esprit de service.

5. Diplômes et expériences

                •             Niveau d’étude : Bac +2/ 3 en Archivistique, Gestion documentaire, Administration ou équivalent.

                •             Expérience : Une expérience dans un service d’archives ou administratif est un atout.

6. Conditions de travail

                •             Travail essentiellement en bureau ou salle d’archives.

                •             Manipulation fréquente de dossiers et documents.

                •             Interactions avec tous les services