Assistante de direction

1. Intitulé du poste : Assistante de direction

Accueil / Services généraux / Administration

2. Lien hiérarchique :

                •             Supérieur hiérarchique : Directeur administratif 

                •             Collabore avec : Direction, agents administratifs, service comptable, service commercial

3. Mission principale :

Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et partenaires, fournir les premières informations, orienter les interlocuteurs, gérer le standard, et effectuer diverses tâches administratives pour garantir une image professionnelle et une bonne organisation interne.

4. Responsabilités & Tâches principales :

A. Accueil & Orientation

                •             Accueillir les visiteurs avec courtoisie et professionnalisme.

                •             Identifier les besoins des visiteurs et les orienter vers les services appropriés.

                •             Gérer la salle d’attente.

B. Standard Téléphonique

                •             Répondre aux appels entrants, filtrer et transférer aux services concernés.

                •             Prendre des messages précis en cas d’absence des destinataires.

                •             Fournir les renseignements de base sur l’organisation, les services ou les horaires.

C. Gestion Administrative

                •             Gérer le courrier entrant et sortant (réception, tri, distribution).

                •             Assurer la réception des colis et la transmission aux destinataires.

                •             Mettre à jour les tableaux de présence, plannings ou listes de contacts.

                •             Rédiger de petites notes ou correspondances simples.

D. Support Logistique

                •             Préparer les salles de réunion (réservation, organisation, matériel).

                •             Veiller à la propreté et l’organisation de l’espace d’accueil.

E. Image et Communication

                •             Assurer une présentation soignée et un comportement exemplaire.

                •             Respecter les procédures de sécurité et les règles internes.

                •             Garantir une relation client positive et valorisante

6. Compétences requises :

Savoir-faire (Compétences techniques)

                •             Maîtrise du standard téléphonique et outils bureautiques (Word, Excel, mail).

                •             Connaissance des techniques d’accueil.

                •             Bonne expression orale et écrite.

                •             Organisation et gestion des priorités.

Savoir-être (Qualités personnelles)

                •             Sens de l’accueil et du service.

                •             Courtoisie, patience, écoute active.

                •             Présentation irréprochable.

                •             Discrétion et confidentialité.

                •             Réactivité, calme, gestion du stress.

                •             Polyvalence et esprit d’équipe.

7. Niveau d’études & Expérience :

                •             Niveau : Bac  + 2 /3 ou équivalent, idéalement en administration ou communication.

                •             Expérience : Une première expérience dans l’accueil ou le secrétariat est un atout.

8. Conditions du poste :

                •             Poste en présentiel.

                •             Horaires fixes 

                •             Contact permanent avec le public.