Responsable Bureau

Il collabore principalement avec : 

• Le chef de site
• Le directeur gestion durable
• Le chef de service approvisionnement
• Le directeur financier

Assurer le bon fonctionnement des équipes de Brazzaville

• Coordonner les équipes au sein des bureaux (gestion des objectifs, des sanctions, des contrats, des congés, paiement des salaires etc.)
• Assurer la répartition du travail entre les agents et effectuer le suivi de l’avancement des dossiers

Assurer la représentation de la société auprès des administrations de la capitale

• Se présenter aux rendez-vous et convocation auprès des administration lorsque la direction générale n’est pas présente
• Assurer les comptes rendus auprès de la direction et des services concernés
• Délivrer les courriers importants aux administrations sur demande de la direction du site d’Ipendja
• Prendre contact avec les administrations concernées en cas de litiges ou d’amendes
• Prévenir et communiquer avec les services concernés en cas de problème rencontrés (Impôts, douanes, Economie forestière, etc.)
• Gérer les litiges éventuels avec les sociétés sous-traitantes payés à Brazzaville (Mise à disposition de personnel / transporteurs etc.) et informer la direction de site de l’évolution des dossiers

Assurer le lien logistique entre la direction de Brazzaville et le site industriel d’Ipendja

• Assurer le respect du planning de la direction de site en discutant et adaptant le planning si nécessaire
• Communiquer avec la direction de site pour informer des arrivées de personnel en provenance de Brazzaville et assurer la présence des personnes demandées par la direction de site au départ des véhicules
• Assurer le chargement des pièces, des vivres et autres en fonction des besoins du sites industriel et des informations transmises par la direction de site
• Assurer la gestion logistique des personnes (Auditeurs, formateurs, visiteurs etc.) en transit à Brazzaville vers le site industriel : prévoir les logements, les horaires et lieu de départ, s’assurer de la connaissance du planning par les chauffeurs et des moyens logistiques et financiers nécessaires (gasoil et frais de missions), prévoir et acheter les billets d’avions, s’assurer de la préparation des lettres d’invitations, etc.
• Gérer les cas de malades ou d’accidentés évacués du site industriel vers les hôpitaux partenaires. Gestion des factures, assurer le suivi logistique des patients et communiquer les informations nécessaires à la comptabilité et au chef de centre socio-médical Ipendja.

En lien avec le chef du magasin et le chef de service approvisionnement, effectuer les recherches de pièces ou de matériel introuvables sur le site industriel ou aux alentours : 

• Respecter les délais demandés par la direction
• Gestion des urgences d’approvisionnement (y compris en gasoil et essence)
• Respecter les qualités et spécificités des pièces ou matériels demandés
• Garder un registre des fournisseurs et effectuer des recherches de matériel en fonctions du prix dans le cadre des différents projets de construction et de transformation de la société.

Gérer la logistique des importations

• Organiser l’arrivée et le dédouanement des conteneurs au port de Pointe Noire
• Gérer les éventuels problèmes liés à l’arrivée des marchandises : casse / manque de matériel
• Gérer la logistique du transport des conteneurs jusqu’au site industriel de la concession

• Minimum bac +3 en logistique, transport, commerce ou équivalent
• Au moins 03 ans d’expérience en Afrique centrale à un poste en gestion de projet / administratif / logistique

• Français parlé et écrit (capacité professionnelle)
• Anglais ou Chinois (Bilingue ou langue natale)
• Maitrise du pack office (Excel, Word, PPT)
• Capable d’utiliser et d’organiser une base de données
• Capable de rédiger des courriers et des comptes rendus synthétiques
• Bonne gestion d’équipe
• Capable de gérer plusieurs projets simultanément avec plusieurs interlocuteurs

• Polyvalence
• Adaptabilité
• Rigueur
• Très fort sens de l’organisation
• Sens des responsabilités
• Communication
• Capacité de prise de décision et de gestion et anticipation des problèmes