UN (e) SECRETAIRE CAISSIER (ère) (H/F)

Stage Assistant Fiscaliste (H/F)

Entreprise : GRET
Lieu BRAZZAVILLE
Durée :CDD
 

Missions  :

Rattache à la représentation , le (la) secrétaire caissier(ere) est place(e) sous la responsabilité  hiérarchique de la responsable administrative et financière et la responsabilité fonctionnelle de la responsable comptable il/elle appuie de la gestion de la caisse et la mise en oeuvre des activités administratives et logistiques il/elle assure ,sous la supervision de la responsable comptable ;les missions spécifiques ci-après: 

mission secrétariat :

• Assurer le secrétariat courant: classement ,trie, scannage, distribution; impression et reprographe des documents ,archivage ,prise de notes etc. …
• Fournir ponctuellement des appuis administratifs aux différents collaborateurs : gérer les agendas ,alerter sur les échéances des évènements des la représentation etc. ..
• Réceptionner les appels téléphoniques et accueillir des visiteurs , les renseigner et orienter vers l'interlocuteur ou le service recherche
• Veiller à la conformité de tous les documents ( administratifs, comptables ou financières etc…) réceptionnes au sein de la représentation
• Participer à la gestion courantes des services généraux ( voyages invitations divers paiements …)
• Assurer la gestion du carnet d'adresse des interlocuteurs  et partenaires de la représentation( noms ,prénoms, téléphones, Email etc.)
• Rédiger et saisir des correspondances et documents divers le cas échéant 

mission gestion de la caisse :

• Etablir l'état des besoins en liquidités
• Effectuer des décaissements et le suivi des avances verses dans le respect des procédures
• Tenir le cahier des avances et les journaux de caisse
• Produire des rapprochements mensuels de la caisse et alerter sur les écarts

mission logistique :

• Assurer une veille sur les échéances des documents d'assurance , contrôle technique via un tableau de suivi Excel
• Assurer la gestion de la liste des fournisseurs de la représentation et projets ( noms , prénoms téléphone Email etc. ..)
• Appuyer dans la préparation des missions
• Recenser les besoins de déplacement sur le véhicule  du personnel de représentation

mission archivage: 

• Collecter les documents d'archives pertinents
• Codifier et modifier les documents
• Appuyer la mise en place du classement et recherche des documents
• Actualiser les fichiers de suivi et vérifications des pièces justificatives
• Alerter sur la conformité des données au regard des dispositions légales et des procédures internes

profil recherche: 

le/la secrétaire caissier .ere doit remplir les conditions ci -après

• Etudes minimum BAC dans un domaine correspondant au profil du poste
• Au moins un (1) an à un poste similaire .une expérience de deux (2) ans au sein d'une ONG internationale serait un atout
• Maitrise des procédures de passations de marches, bailleurs ou internationales
• Connaissance des outils informatiques comptables et des tableurs avances ( Excel)
• Rigueur, sens de l'organisation et attention au détail
• Flexibilité et capacité à travailler dans des contextes multiculturels

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