A propos de L'ARCHER CAPITAL INVESTISSEMENT

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Description du poste

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante Il (elle) recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale des Services. Il (elle) informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Mission

Il (elle) recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale des Services. Il (elle) informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Activités : 1. Gestion administrative -Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes -Assurer les prises de rendez-vous -Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques -Suivre la circulation des parapheurs -Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances - Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ....), les reproduire et les diffuser -Traiter et diffuser des informations internes et externes -Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur -Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe - Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions -Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière -Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées -Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative -Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives -Participer à l’organisation d'événements internes et à l’organisation matérielle des élections - Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés -Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions - Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations -Vérifier la régularité des réunions : quorum .... -Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser, finaliser les rédactions des procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés

Compétences

-Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale -rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail -Sens des priorités -Sens de l'organisation -Capacité à prendre des initiatives -Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique -Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence -Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs Savoir être : -Discrétion -Très bon sens relationnel -Calme -Autonome Accueillant(e) -Capacité d’anticipation -Force de proposition -Sens de l'écoute -Sens du service public

Expériences

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Compétences spécifiques

diplomes